Devis et facture pour un indépendant : mentions, numérotation, taxes
Ce qui distingue un devis d'une facture, les mentions qu'on ne peut pas oublier, la numérotation continue, la TVA selon le pays, et comment gérer plusieurs devises sans se tromper.
Un devis engage le prestataire sur un prix ; une facture constate une créance. Les deux documents se ressemblent, mais leur rôle est différent et les règles qui s'y appliquent aussi. Voici l'essentiel, valable dans la plupart des pays, à adapter à votre législation.
Le devis
Le devis décrit ce qui sera fait, pour combien, et jusqu'à quand l'offre tient. Un devis sans date de validité est une offre éternelle. Mentionnez :
- votre identité complète (raison sociale, adresse, identifiant fiscal) et celle du client ;
- un numéro unique et la date ;
- le détail des prestations, avec quantité, prix unitaire, total hors taxes ;
- les taxes applicables et le total toutes taxes ;
- la durée de validité, les conditions de paiement, l'acompte éventuel ;
- ce qui n'est pas inclus.
Le devis accepté devient le contrat. Sa validation par le client (signature ou validation électronique horodatée) est la preuve que vous garderez.
La facture
La facture reprend le devis accepté et y ajoute ce qui rend la créance exigible :
- un numéro continu et sans trou dans une séquence chronologique (FAC-2026-0001, 0002…). Une facture supprimée n'existe pas : elle est annulée par un avoir ;
- la date d'émission et la date d'échéance ;
- la référence du devis ou du bon de commande ;
- les modalités de règlement : IBAN, Mobile Money, plateforme de paiement ;
- les pénalités de retard si votre pays les impose.
Les taxes selon le pays
Le taux appliqué dépend de votre pays d'établissement et de votre régime, pas de celui du client (sauf règles spécifiques entre pays). France : 20 % en régime normal, franchise en base sous les seuils. Bénin, Côte d'Ivoire, Sénégal : 18 %. Maroc : 20 %. Suisse : 8,1 %. Canada : selon la province. États-Unis : pas de TVA fédérale sur les services. Indiquez toujours le taux sur le document, même à 0 %, avec la mention légale correspondante.
Plusieurs devises
Facturez dans la devise convenue au devis. Si vous travaillez en dollars, euros et francs CFA, chaque client a sa devise par défaut, et chaque document conserve la sienne : ne convertissez jamais une facture après coup. Les arrondis suivent la devise (pas de centimes en francs CFA, deux décimales en euros et dollars).
Le lien avec le périmètre
La facture la plus facile à encaisser est celle qui correspond exactement à un périmètre validé et à des avenants acceptés. Quand devis, cahier des charges, avenants et facture forment une chaîne cohérente, le client n'a rien à contester : il retrouve ses propres validations.
MagicSuite génère devis et factures en PDF à partir du périmètre validé et des avenants acceptés, numérote en continu, applique la taxe par défaut de votre pays, gère les devises par client et envoie le document par email avec un accès dans l'espace client.
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